Kolmen kuukauden sääntö: kuinka tuoreita tilaajavastuuselvitysten pitää olla?

Mitä laki tarkalleen sanoo

Tilaajavastuulaki eli laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (1233/2006) määrittelee, mitä palvelun tilaajan on selvitettävä sopimuskumppanistaan ennen sopimuksen tekemistä.

Lain 5 §:ssä todetaan, että lain nojalla esitetyt tiedot, todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia.

Kaksi asiaa kannattaa huomata:

• Aikaraja koskee sopimuksen tekohetkeä. Selvitys, joka on annettu tammikuussa, kelpaa huhtikuun alkuun asti. Sen jälkeen se ei kelpaa uuteen sopimukseen — mutta se ei myöskään "vanhene" jo tehdyn sopimuksen osalta.
• Velvollisuus on tilaajalla, ei toimittajalla. Laki asettaa selvitysvelvollisuuden sille, joka ostaa työn. Mahdollinen laiminlyöntimaksu määrätään tilaajalle. Toimittajan — eli yksinyrittäjän — rooli on toimittaa pyydetyt asiakirjat. Juuri siksi tilaaja kysyy niitä painokkaasti: riski on hänen.

Mitä tämä tarkoittaa käytännössä

Ajattele tyypillistä yksinyrittäjän vuotta.

Työnohjaaja tekee sopimuksen kunnan kanssa maaliskuussa. Tilaaja pyytää tilaajavastuu­selvitykset. Ne haetaan maaliskuussa, ne ovat tuoreet, sopimus syntyy.

Mitä tapahtuu kesäkuussa? Ei mitään. Sopimus on voimassa. Selvitykset on toimitettu ja tilaaja säilyttää ne. Mikään ei vaadi uusia asiakirjoja.

Mitä tapahtuu seuraavana maaliskuuna, kun sopimus uusitaan? Silloin tarvitaan tuoreet selvitykset uudelleen.

Selvityksiä tarvitaan siis niin monta kertaa vuodessa kuin solmit uusia sopimuksia uusien tilaajien kanssa — ei kerran kuukaudessa eikä jatkuvasti.

Kolme tilannetta, joissa selvitykset pitää hankkia

1. 1

   Uusi sopimus uuden tilaajan kanssa

   Tarvitaan selvitykset, jotka ovat sopimuksen tekohetkellä alle kolme kuukautta vanhat. Tämä on tavallisin tilanne.

2. 2

   Uusi sopimus saman tilaajan kanssa alle 12 kuukauden sisällä

   Tilaajalla ei ole uutta selvitysvelvollisuutta, jos hän tekee uuden sopimuksen saman sopimuspuolen kanssa ennen kuin 12 kuukautta on kulunut ensimmäisestä selvitysvelvollisuuden täyttämisestä. Poikkeus: jos tilaajalla on syytä epäillä, että olosuhteissa on tapahtunut tarkistamista edellyttäviä muutoksia. Käytännössä moni tilaaja pyytää selvitykset silti. Se on tilaajan oikeus.

3. 3

   Sopimus on voimassa yli 12 kuukautta

   Yli vuoden mittaisissa sopimuksissa sopimuspuolen on toimitettava tilaajalle 12 kuukauden välein todistus verojen maksamisesta sekä todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja maksujen suorittamisesta. Muita asiakirjoja ei tarvitse uusia kesken sopimuskauden.

Milloin vuosisopimus on järkevä

Rehellisyyden nimissä: kolmen kuukauden sääntö ei tee vuosipalveluista turhia kaikille.

Jos solmit uusia sopimuksia uusien tilaajien kanssa tasaisesti läpi vuoden — vaikkapa kymmenen kertaa vuodessa — joudut hankkimaan tuoreet selvitykset yhtä monta kertaa. Silloin jatkuva palvelu voi tulla halvemmaksi ja on joka tapauksessa vaivattomampi.

Jos taas sopimuksia syntyy muutama vuodessa, tai jos asiakassuhteet ovat pitkiä ja uusiutuvat samojen tilaajien kanssa, maksat vuosisopimuksesta kuukausia, joina et tarvitse mitään.

Laske oma tilanteesi: montako uutta sopimusta uusien tilaajien kanssa solmit vuodessa? Vastaus ratkaisee, kumpi malli sopii sinulle.

Usein kysytyt kysymykset

Liittyvää

• Mitä tilaajavastuulaki vaatii
• Kela ja Luotettava Kumppani -jäsenyys
• Tilaajavastuu työnohjaajalle