Kolmen kuukauden sääntö: kuinka tuoreita tilaajavastuuselvitysten pitää olla?

Mitä laki tarkalleen sanoo

Tilaajavastuulaki eli laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (1233/2006) määrittelee, mitä palvelun tilaajan on selvitettävä sopimuskumppanistaan ennen sopimuksen tekemistä.

Selvitykset luetellaan lain 5 §:ssä. Niiden enimmäisiästä säädetään erikseen 7 §:ssä (Tietojen voimassaolo): lain nojalla esitetyt tiedot, todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia.

Kaksi asiaa kannattaa huomata:

• Selvitys, joka on tehty tammikuun viidentenätoista päivänä, kelpaa huhtikuun viidenteentoista päivään asti. Sen jälkeen se ei kelpaa uuden sopimuksen selvitykseksi. Mutta annettu selvitys ei myöskään "vanhene" jo tehdyn sopimuksen osalta.
• Laki asettaa selvitysvelvollisuuden sille, joka ostaa työn. Mahdollinen laiminlyöntimaksu määrätään tilaajalle. Yrityksen velvollisuus on toimittaa pyydetyt asiakirjat. Juuri siksi tilaaja kysyy niitä painokkaasti: riski on hänen.

Mitä tämä tarkoittaa käytännössä

Esimerkiksi työnohjaaja tekee sopimuksen kunnan kanssa maaliskuussa työnohjauspalveluista. Tilaaja pyytää tilaajavastuuselvitykset. Työnohjaaja hakee kaikki selvitykset ja kokoaa ne yhdeksi PDF:ksi maaliskuussa, jolloin ne ovat voimassa kolme kuukautta. Sitten sopimus allekirjoitetaan ja tilaajavastuuraportti tallennetaan sopimuksen liitteeksi.

Mitä tapahtuu kesäkuussa? Ei mitään. Sopimus on voimassa koko sopimuskauden. Selvitykset on toimitettu ja tilaaja säilyttää ne omassa järjestelmässään.

Mitä tapahtuu seuraavana maaliskuuna, kun sopimus uusitaan? Silloin tarvitaan tuoreet selvitykset uudelleen.

Jos työnohjaaja lomailee heinäkuussa eikä allekirjoita silloin yhtään uutta sopimusta, ei myöskään tilaajavastuuraportin kannata turhaan olla voimassa silloin. Sama selvitys kelpaa kaikkiin sopimuksiin, jotka solmitaan sen kolmen kuukauden aikana, jolloin selvitys on voimassa. Teoreettinen enimmäistarve on neljä kertaa vuodessa, mutta käytäntö osoittaa, että se on todella sitä – teoreettinen.

Kolme tilannetta, joissa selvitykset pitää hankkia

1. 1

   Uusi sopimus uuden tilaajan kanssa

   Tarvitaan selvitykset, jotka ovat sopimuksen tekohetkellä alle kolme kuukautta vanhat. Tämä on tavallisin tilanne.

2. 2

   Uusi sopimus saman tilaajan kanssa alle 12 kuukauden sisällä

   Tilaajalla ei ole uutta selvitysvelvollisuutta, jos hän tekee uuden sopimuksen saman sopimuspuolen kanssa ennen kuin 12 kuukautta on kulunut ensimmäisestä selvitysvelvollisuuden täyttämisestä. Poikkeus: jos tilaajalla on syytä epäillä, että olosuhteissa on tapahtunut tarkistamista edellyttäviä muutoksia. Käytännössä moni tilaaja pyytää selvitykset silti. Se on tilaajan oikeus.

3. 3

   Sopimus on voimassa yli 12 kuukautta

   Yli vuoden mittaisissa sopimuksissa sopimuspuolen on toimitettava tilaajalle 12 kuukauden välein todistus verojen maksamisesta sekä todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja maksujen suorittamisesta. Muita asiakirjoja ei tarvitse uusia kesken sopimuskauden. Nämä dokumentit saat maksutta itsellesi kyseisistä palveluista.

Milloin vuosisopimus on välttämätön

Ei milloinkaan. Selvitykset ovat voimassa kolme kuukautta riippumatta siitä, mikä palvelu ne on tuottanut. Kolmen kuukauden vaatimus tulee tilaajavastuulaista, se ei ole palvelun ominaisuus. Sama raportti kelpaa kaikille tilaajille sen voimassaoloajan.

Ainoa tilanne, jossa vuosisopimus on välttämätön: jos tilaaja edellyttää sopimusehdoissaan nimenomaan Luotettava Kumppani -jäsenyyttä.

Usein kysytyt kysymykset

Liittyvää

• Mitä tilaajavastuulaki vaatii
• Tilaajavastuulain 5 § kohta kohdalta
• Kela ja Luotettava Kumppani -jäsenyys
• Tilaajavastuu työnohjaajalle